Saiba como planejar e organizar o seu evento

Saiba como planejar e organizar o seu evento

07/11/2017


12 A 6 MESES DE ANTECEDÊNCIA

- Defina o budget
- Escolha um tema
- Visite possíveis locações para o seu evento e solicite os orçamentos
- Pesquise e/ou selecione os palestrantes
- Obtenha recomendações para o entretenimento no seu evento
- Obtenha recomendações para a decoração e o design
- Defina o valor da taxa de inscrição
- Levante uma lista de patrocinadores e parceiros
- Pesquise e faça contato com personalidades que gostaria que participassem do seu evento.
- Faça um mailing de convidados
- Escolha as datas para que não haja conflitos potenciais
- Visite o local do evento
- Convide e confirme as personalidades e VIPs
- Crie um logo para o evento
- Elabore o design do convite
- Faça a agenda das ações de marketing (online e off-line)
- Desenvolva um release com a assessoria de imprensa
- Selecione um fotógrafo e a produção de vídeo
- Reúna informações para construir a biografia das celebridades, palestrantes, mediadores e VIPs presentes no seu evento
- Investigue a necessidade de permissões especiais com licenças, seguros, etc.



6 A 3 MESES DE ANTECEDÊNCIA

-Comece as reuniões de briefing
- Reúna os logos de parceiros e patrocinadores
- Reveja as artes gráficas, convites, banners, etc.
- Desenvolva um site e/ou páginas em redes sociais
- Complete o mailing dos convidados
- Escolha o menu de alimentos e bebidas


2 MESES DE ANTECEDÊNCIA

- Convide a mídia de acordo com sua preferência
- Envie os convites
- Distribua peças de marketing
- Contrate o serviço de transporte e verifique a disponibilidade dos serviços de hospedagem para VIPs, organizadores e produtores do evento
- Divulgue o release do eventos
- Atualize as informações online
- Reveja o budget, lista de tarefas e o cronograma



1 MÊS DE ANTECEDÊNCIA 
- Confirme a presença dos convidados
- Confirme a equipe de credenciamento, recepção entre outras
- Prepare mapas de acesso, rotas e localizações para os convidados
- Reveja o cronograma do evento
- Confirme as reservas nos hotéis- Contrate seguranças para o evento
- Prepare os brindes
- Confirme os horários de montagem e desmontagem do evento
- Finalize os planos com os decoradores e cenógrafos


1 SEMANA DE ANTECEDÊNCIA
- Faça um Check up com todas as equipes envolvidas no evento
- Verifique o número de confirmados
- Confirme a presença da mídia



1 DIA ANTES DO EVENTOS

- Separe todas as roupas que você irá precisar usar nos dias do evento
- Cheque novamente todo o equipamento necessário que será levado ao evento



DIA DO EVENTO

- Chegue com antecedência
- Verifique se não há algum equipamento faltando
- Tenha certeza de que todos os VIPs têm seus devidos lugares arrumados e seus discursos em mãos
- Cheque os últimos detalhes com a equipe de alimentos e bebidas e de equipamentos de som e luz
- Cheque para que todas as tarefas esteja, em ordem
- Organize a área de credenciamento
- Faça um ensaio final



Fonte: WTC - Disponível em: www.wtceventscenter.com.br Consultado em 20/10/2017

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